Antes de enviar uma planilha, um contrato ou um documento de cliente para uma ferramenta de inteligência artificial, confira quais informações a tarefa realmente exige e se a empresa autoriza o uso daquele serviço. Uma conta pessoal e um ambiente corporativo podem ter políticas de dados diferentes.

A Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) recomenda limitar o fornecimento de informações pessoais aos casos necessários. No trabalho, esse cuidado também precisa considerar documentos internos e obrigações de confidencialidade.

Quais informações merecem cuidado especial

Como medida prática de redução de exposição, evite enviar os itens abaixo sem autorização e sem avaliar a política da ferramenta:

• Credenciais: senhas, códigos de acesso, chaves de API e links privados que permitam entrar em sistemas.
• Dados de pessoas: CPF, endereço, telefone, prontuários, dados bancários e informações identificáveis de clientes ou funcionários.
• Documentos restritos: contratos, propostas comerciais, relatórios de pessoal e planilhas completas que não sejam necessários à tarefa.
• Estratégia empresarial: lançamentos ainda não anunciados, negociações em andamento e projeções internas.

Uma forma de preparar arquivos antes do envio

Se o objetivo é melhorar a redação de um e-mail, por exemplo, substitua o nome do cliente por “Cliente A” e retire números de documentos, endereços e valores que não sejam essenciais. Confira também abas ocultas, comentários e anexos da planilha antes de compartilhar.

Esse procedimento reduz a informação enviada, mas não deve ser tratado como garantia de anonimato. Um conjunto de detalhes pode continuar permitindo a identificação de alguém. Em caso de dúvida sobre a autorização, consulte o responsável pelo uso de tecnologia ou pela proteção de dados na empresa.

O que muda entre uma conta pessoal e um plano empresarial?

No ChatGPT, os controles de dados permitem desativar o uso de novas conversas para treinamento. Isso não elimina o histórico nem substitui a política de segurança da organização.

A OpenAI informa que não utiliza, por padrão, conteúdo do ChatGPT Business, Enterprise e de sua API para treinar modelos, salvo compartilhamento autorizado. Esse compromisso é específico desses serviços e não deve ser presumido para qualquer ferramenta de IA.

Antes do envio, verifique o serviço e o plano utilizados, as regras de retenção e a aprovação interna. A escolha de um plano corporativo, sozinha, não autoriza o compartilhamento de todo documento da empresa.

Fontes consultadas

• ANPD: proteção de dados pessoais e orientações ao titular.
• OpenAI: controles de dados do ChatGPT.
• OpenAI: política de privacidade para serviços empresariais.